Consultant E-commerce & Webmarketing

Billet sponsorisé.

Pour cette nouvelle interview, je vous présente MyArchiveBox.com, un service de coffre-fort numérique aussi utile pour les particuliers que pour les entreprises. Sa fondatrice, Anne-Béatrice Sonnier, nous livre son expérience sur plusieurs points :

• les étapes pour créer le site,
• les avantage de l'agence web et du freelance puisqu'elle a testé les 2 types de prestataire pour la création du site,
• l'utilisation conjointe du blog, de Facebook et Twitter dans sa stratégie de communication / relation clients.

Bonjour Anne-Béatrice, qui êtes-vous et quel est votre rôle chez MyArchiveBox ?

Je m'appelle Anne-Béatrice Sonnier, j'ai 28 ans. Je suis Directrice Générale et fondatrice de MyArchiveBox.com.
Je suis diplômée en droit et titulaire d'un mastère HEC Entrepreneurs. Puis j'ai travaillé plusieurs années au sein du département Relations investisseurs d'un grand fond d'investissement avant de créer MyArchiveBox.com.

Comment vous est venu l'idée de créer MyArchiveBox ?

Pendant mes vacances en Argentine, j'avais absolument besoin d'un document personnel, malheureusement il m'était impossible de pouvoir y accéder. Après avoir perdu beaucoup de temps, d'énergie, dérangé mes amis, mes parents pour qu'ils me transmettent ce document, C'est ainsi que l'idée de MyArchiveBox a commencé à émerger.

Comment avez vous travaillé pour créer le site ?

Il y a eu une première phase d'étude pour valider le concept et concevoir le site. Pour cela, je me suis entourée de spécialistes de chaque secteur (sécurité, archivage, gestion électronique des documents).

Nous avons ensuite travaillé avec une agence web pour réaliser le site et une SSII sur l'aspect back-office et gestion. La première version nous a permis de recueillir des commentaires et avis d'utilisateurs afin d'améliorer le fonctionnement du site et son efficacité. Nous les avons pris en compte dans une deuxième version qui est sortie il y a quelques mois.

Cette fois, nous avons travaillé avec un freelance pour refaire l'interface du site et l'agence web a intégré le design.

Quels sont les avantages et inconvénients des 2 types de prestataires ?

Dans notre cas de figure, le freelance était impliqué à 100% sur notre projet, car chose rare,  il ne travaillait que pour nous sur la période de notre collaboration. Il a donc été d'une grande réactivité.

Son travail est même allé parfois au delà de la prestation défini, il a été proactif sur des points où on ne l'attendais pas forcément car il avait à cœur de nous accompagner globalement.

Avec l'agence web, le côté « équipe » offre aussi une bonne réactivité sur des besoins urgents même si elle est moins souple, qu'il faut plus de formalisme dans les demandes. La pluri-compétence de l'agence est très pratique au quotidien, car il y a toujours un interlocuteur pour répondre à nos questions, nos besoins.

Mais il n'y a pas de prestataire web idéal dans l'absolu. Le profil du prestataire est spécifique au type de projet et à la maturité de l'entreprise. Nous étions très avancé dans notre réflexion et notre expérience pour nous permettre de travailler en direct avec un freelance.

Combien de temps s'est écoulé entre l'idée et le lancement du site ?

1 an. L'idée du site est née en août 2007, nous avons lancé le développement en février 2008, et la version bêta était prête en juillet 2008.

Quelles difficultés avez-vous rencontré pour concrétiser le projet / réaliser le site ?

Toute la partie sur la mise en place du site, sa réalisation et sa concrétisation ne nous a pas posé de difficultés particulières. Nous avons mis en place un système au plus proche des préoccupations des particuliers en gardant notre ligne directrice sans trop se faire influencer par les avis divers et variés. C'est au moment de la commercialisation que nous avons dû travailler afin d'évangéliser sur le secteur, d'expliquer et de convaincre.

Quelles sont les différences entre MyArchivebox et les nombreux services de coffre-forts numériques lancés ces derniers mois par les acteurs de la banque /assurance ?

MyArchiveBox est une société spécialisée dans l'archivage numérique pour les particuliers, il ne s'agit pas d'une activité annexe ou d'une activité qui permet de  fidéliser les clients, le fait qu'il s'agisse de notre cœur de métier est une grande différence.

Sur les services nous pensons nous différencier sur plusieurs points :

• La numérisation des documents via le système d'envoi des documents par courrier. Même si le taux d'équipement en scanner est très élevé en France, ces scanners ne sont globalement pas adaptés car ils génèrent par défaut des fichiers trop lourds à télécharger pour être facilement exploités, ou transmis.
• L'arborescence intuitive de classement qui permet de retrouver n'importe quel document en quelques clics seulement.
• La relève à domicile pour les habitants de l'Ile-de-France.

Enfin, notre dernière différence est sur notre façon d'appréhender notre relation avec nos clients. Nous essayons au maximum de nous positionner dans une relation de conseil. Nous leur apportons des informations concrètes qui leur permettent de répondre à de nombreuses questions pratiques : quels documents conserver après la retraite ? combien de temps conserver ses documents de santé et pourquoi ? ...

Vous parlez d'une offre MyArchivePro dédiée aux entreprises sur le site, sans plus d'info, vous pouvez nous en parlez un peu ?

L'offre MyArchivePro est un coffre-fort numérique destiné aux sociétés et plus particulièrement aux petites structures : auto-entrepreneur, TPE, PME. Les différences principales reposent sur une arborescence adaptée aux professionnels, un accès multi utilisateur et également un accès expert-comptable. En revanche, nous conservons les mêmes services de numérisation, d'enveloppe T et de relève au bureau.

L'offre va être lancée dans les prochaines semaines et le prix sera de 12€ HT/mois

La base d'archives de MyArchiveBox doit être tentante pour les hackers ... Comment garantissez-vous la sécurité des données ?

Nous avons mis en place un système de sécurité à plusieurs niveaux, aussi bien au niveau des installations que de la conservation des documents. Les documents sont cryptés et sont conservés sur plusieurs serveurs distincts. Les mots de passe sont également cryptés.

Parlons marketing. Vous avez ouvert un blog, est-ce important dans votre stratégie ?

MyArchiveBlog a une importance croissante dans notre stratégie de communication. Il nous permet à la fois de communiquer sur les nouveautés du site (offres, services, nouvelles fonctions) et de développer une dimension conseils via des fiches pratique, des tutoriaux vidéos sur l'utilisation du coffre-fort numérique MyArchiveBox. Dernièrement, nous avons publié un article sur les impôts sur les revenus (les dates à retenir). Même chose pour les demandes de bourses pour les étudiants.

Il nous arrive aussi de publier des articles sur des sujets que nous trouvons simplement intéressant à relayer.

Quelle est la fréquence des publications ? Qui s'en occupe ?

Nous essayons de publier régulièrement. Le rythme est devenu croissant avec l'évolution de la société. Nous essayons de publier au minimum une fois par semaine et tendons à publier 2 fois par semaine. Cela nous prend en moyenne 2 heures par article et tout le monde dans la société y participe.

Constatez-vous un impact du blog sur le référencement, ou sur le trafic du site ?

Le blog est le relais du site Internet. Si on prend l'exemple des fiches pratiques, le blog nous permet de synthétiser le contenu des fiches pratiques et inviter le lecteur intéressé par le sujet d'accéder à plus de détails dans la fiche pratique concernée. Le trafic en provenance du blog est qualifié et, par conséquent, a une incidence sur le référencement.

Et les comptes Facebook / Twitter ? Quel rôle ont-ils ? Ça ne fait pas un peu doublon pour diffuser de l'information dans les réseaux sociaux ?

Nos comptes Twitter et Facebook sont utilisés de façon différente.

Twitter nous permet d'avoir une discussion beaucoup plus ouverte sur des sujets variés, nous ne parlons pas uniquement de MyArchiveBox, de nos services ou même plus généralement des coffres-forts numériques. Nous échangeons ouvertement sur différentes thématiques.

Sur Twitter nous pouvons réagir en direct à une actualité nous concernant ou notre secteur d'activité. Dernièrement, un nouvel entrant dans le marché a communiqué autour de son coffre-fort numérique en prétendant être le « premier » à proposer ce service. Grâce à la réactivité qu'offre Twitter, nous avons pu répondre aux personnes ayant relayé cette fausse information en attirant leurs attentions sur le fait que d'autres acteurs spécialisées existent, et ce depuis quelques années.

En ce qui concerne Facebook, nous avons un accès direct aux personnes ayant une affinité avec MyArchiveBox. Ce qui peut faciliter le dialogue. Il est sûre que cela peut faire doublons, mais plus la communauté grandira (sur Twitter et Facebook) plus notre stratégie commencera à se dessiner.

Notre stratégie évolue avec notre apprentissage de ces outils. Nous apprenons le fonctionnement général, nous en tirons des enseignements, et adaptons leur usage à nos propres besoins.

Les media sociaux sont importants dans une stratégie à long terme, pour créer une communauté autour du service.

Si vous aviez des conseils à donner pour ceux qui souhaitent se lancer dans l'aventure de l'entreprenariat web ?

Je ne peux parler que de notre secteur ou de notre activité. L'e-commerce, n'est je pense pas plus simple que le commerce traditionnel. Dans notre cas, il a fallu montrer à nos premiers utilisateurs que nous n'étions pas une « entreprise virtuelle », mais qu'il y  avait des vraies personnes derrières qui pouvaient répondre à leurs questions et à leurs interrogations. Il a fallu mettre en place une discussion ouverte et directe avec nos premiers utilisateurs.

De plus dans notre stratégie marketing,  il est important de considérer que le webmarketing est un vrai métier avec ses codes et ses spécificités, et il faut bien s'entourer au milieu d'une multitude d'acteurs sur ce secteur. Il faut travailler avec des personnes qui comprennent vos problématiques et qui croient dans votre secteur.

Mais c'est aussi très difficile de choisir les bons prestataires dans ce domaine quand on ne s'y connaît pas. Du coup, nous avons fait le choix de recruter un spécialiste en interne pour piloter nos choix en matière de stratégie webmarketing.

Merci Anne-Béatrice !